Comment protéger nos documents papier?

Protéger les documents papier

Je vous l’ai déjà dit, une bonne partie de nos informations se trouvent encore ‘sur papier’. Un support sensible à l’humidité et au feu… tout comme les supports électroniques.

Je reste encore cette fois-ci sur la protection de votre identité et de vos informations à caractère personnel sur un support facilement accessible et lisible par tous.
Un support que l’on jette trop facilement à la corbeille !

Mais je ne traite naturellement ici que des documents ‘utiles’ à celui qui veut vous nuire ou usurper votre identité par ce qu’ils contiennent :

  • un nom,
  • une adresse, (c’est encore plus intéressant si on peut suivre vos différents déménagements)
  • un numéro de client et une (ou plusieurs) factures de téléphone, d’électricité, de gaz ou d’eau – surtout les récapitulatifs annuels –,
  • une liasse d’extraits de compte en banque

Gestion

Archivage

Renseignez-vous sur les exigences légales valides dans votre pays pour la conservation de certains documents comme des factures, des extraits de compte, les éléments nécessaires à remplir la déclaration d’impôts et autres preuves utiles pour vos droits sociaux et votre retraite.

Les délais vont de 1 à 20 ans. Il faudra donc classer les documents de manière à y accéder facilement

Votre classement peut être obscur pour les autres, mais le mieux est tout de même de mettre les documents ‘sensibles’ sous clé : dans une armoire métallique ou un petit coffre-fort. Vous aurez veillé à les fixer au mur de manière efficace…

Cependant, ce n’est pas ce que recherchent directement les cambrioleurs…

Transport et envoi

Gardez les documents dans une chemise opaque…

Ne transmettez une copie des documents qu’à ceux qui en ont besoin.

Fin de vie

Ce n’est pas parce qu’ils ont de l’âge et que vous n’en avez plus d’utilité que les documents ont perdu leur valeur ! Hélas !

Bien sûr certaines données ne sont plus à jour, mais ce qui est utile à celui qui voudrait usurper votre identité est toujours valable.

On peut facilement utiliser cela comme ‘preuve’ d’identité en allant signaler la perte – ou, mieux, le vol de votre carte d’identité. Avec le certificat que la police vous donne, vous allez dans ‘la’ banque (mais une autre agence) et faites bloquer les cartes et commander de nouvelles. Ils ne vérifient quasi jamais la photo …

Destruction

Comment évacuer les vieux documents ? Pas dans la corbeille à papier surtout si votre commune ou municipalité impose le tri sélectif ! Prélever une des boites pleines de ‘vieux papiers’ avant le passage des ramasseurs n’est pas difficile et on a tout le temps de rechercher ce qui pourrait être utile ! Quitte à rejeter tout dans nos propres poubelles !

2 trucs faciles

  • L’eau: plongez ces documents plusieurs heures dans l’eau et faites-en du papier-mâché. Ce que vous en faites après est votre affaire : papier de réemploi, bricolage, décoration, compost.
    Efficace et économique, mais potentiellement salissant.
  • La déchiqueteuse : ce qu’elle produit importe peu – des bandelettes (maximum 4 mm d’épaisseur), des fragments (4 x 30 mm), des confettis ou de la poussière – les plus paranoïaques le plongent dans l’eau ou le brûlent.
    Les bandelettes bien mélangées passent à la corbeille ;
    Les fragments sont fort utiles si vous voulez protéger des choses fragiles pour un transport cause du volume que cela prend ;
    Les confettis sont indispensables pour le fête ;
    La poussière passe dans le compost ou s’envole dans le vent.
    C’est un peu plus cher mais pour 50 euros vous avez déjà quelque chose de très bon, ne vous en privez pas. C’est rapide et particulièrement efficace. Votre investissement sera vite rentabilisé.

Donc, pour ces documents, classez, rangez et manipulez à l’abri des regards et des mains indiscrètes, et détruisez-les !

Rien de bien neuf sous le soleil… d’autant que vous faites déjà cela avec vos documents électroniques.

 

S’il vous reste des questions ou des doutes, n’hésitez pas à m’interroger. Je serais heureux de vous aider. Après tout, c’est bien l’objet de ce blog.

A bientôt, plus en sécurité avec vos informations.

Jean-Luc

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